Términos de referencia para consultoria de auditoria institucional
Protection International Colombia
I. TITULO DE LA CONSULTORIA:
Auditoría Institucional Protection International periodo enero a diciembre 2021. Las áreas a evaluar son: Administración, Finanzas y Contabilidad.
Estos términos de referencia definen el ámbito, objetivos y metodología de la auditoria, así como las características del informe resultante.
II. INTRODUCCIÓN
PI tiene presencia en Colombia desde el año 2009, y trabaja con organizaciones y comunidades de base que adelantan procesos de defensa de sus derechos. Durante este tiempo PI ha acompañado comunidades y procesos colectivos de defensa de derechos humanos en varias regiones y departamentos del país: Cauca, Caquetá, Santander, Putumayo y Vichada. Apoya a comunidades, a las organizaciones rurales y a las mujeres con el objetivo de contribuir a aumentar su agencia y sus capacidades colectivas, para ejercer su derecho a defender los derechos humanos y gestionar de manera autónoma los riesgos que ello genera. Busca aportar a la protección de su vida e integridad, así como de su espacio de actuación.
Protection International también actúa para influir en los portadores de deberes: insta a que las autoridades cumplan con sus obligaciones de proteger el derecho a defender los derechos humanos, conforme a la Declaración de las Naciones Unidas sobre personas defensoras, y desarrolla nuevos conocimientos en materia de protección, con énfasis en defensoras y defensores rurales.
El equipo en Colombia trabaja también más allá de sus fronteras, acompañando procesos comunitarios y organizaciones de derechos humanos en Brasil, Perú, Bolivia, Ecuador y Uruguay, entre otros. Este acompañamiento lo hace en estrecha colaboración con el equipo global basado en Europa, y con las organizaciones locales, lo que imprime una amplia visión de la situación de las personas defensoras de derechos humanos en el mundo y el intercambio de experiencias y buenas prácticas desde una perspectiva global. Posibilitando también la complementariedad de prácticas pedagógicas y diversas metodologías de aprendizaje, con un enfoque intercultural y de género.
El trabajo de Protection International en Colombia actualmente es posible gracias al apoyo de fondos “core” provistos por donantes como la Fundación Ford y la Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional (ASDI).
III. COMPROMISOS
Se contempla la presentación de cuentas justificativas con aportación de un informe que implica la realización de una auditoria de tipo administrativa y financiera-contable, que permitirá evaluar el manejo de los recursos dentro de los términos y plazos previstos en las subvenciones antes mencionadas, así como de los recursos provenientes de Bélgica.
La cuenta justificativa con Informe de Auditor comprenderá el cuadro comparativo del presupuesto por partidas, aprobado y ejecutado y el informe de auditor.
IV. LUGAR Y FECHA DE LA AUDITORIA
La auditoría se realizará en la ciudad de Bogotá, en las oficinas de Protection International.
V. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
La auditoría financiera, tiene como objetivo verificar y analizar la elegibilidad del 100 % del gasto realizado.
El monto a auditar es por la cantidad de COP 920,514,367.54 ó su equivalente en € 207,519.42
Emitir una opinión profesional sobre el manejo financiero y administrativo de los recursos ejecutados y administrados por la oficina de Protection International Colombia por cada uno de los donantes.
VI. OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Llevar a cabo la asignación de auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA ó NIA) emitidas por la Junta de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento y adoptadas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC).
- Planificar y organizar la auditoría sobre la base de la evaluación de riesgos para proporcionar una seguridad satisfactoria de que los Estados Financieros están libres de incorrección material debida a fraude y errores.
- Asegurarse de que los fondos recibidos por la organización se hayan aplicado para el propósito previsto y se hayan contabilizado de acuerdo con el acuerdo de financiación.
- Verificar que los fondos recibidos hayan sido reconocidos y reflejados en los informes/estados financieros presentados a los usuarios/donantes.
- Verificar e informar si los fondos han sido o no re-otorgados por la organización. En caso de volver a otorgar un seguimiento para asegurarse de que los fondos hayan sido informados y aplicados para el propósito previsto.
VII. METODOLÓGIA DE LA AUDITORIA
La metodología y técnicas empleadas deben ser acordes con los estándares internacionales de auditoría. Para la consecución de los objetivos arriba mencionados, se aplicará los siguientes procedimientos:
- Inspección de documentación y soportes originales.
A la empresa auditora o firma independiente le será facilitada toda aquella documentación, tal como:
- Subvenciones firmadas con PI Colombia.
- Subvenciones en donde PI Colombia no es firmante, pero sí es organismo implementador de actividades.
- Descripción técnica y presupuestos aprobados.
- Facturas originales, soportes y otra documentación pertinente.
VIII. PRODUCTOS FINALES ESPERADOS DE LOS AUDITORES
• Plan de trabajo y cronograma, previo al inicio de las actividades.
• Informe preliminar: 5 días después de finalizar la auditoria, la firma auditora ó auditor(a) independiente entregará un borrador preliminar de informe a la directora o Representante País de Protection International quien en coordinación con el Oficial Financiero y la Oficial Contable analizarán el mismo y revisarán en conjunto el resumen de la actividad realizada, los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
• Informe Final y Recomendaciones: la firma auditora entregará un Informe Final del período auditado, incluyendo carta gerencial, conclusiones y recomendaciones. Los estados financieros a ser valorados deberán mostrarse en dicho informe según subvenciones y fondos core. El informe final deberá presentarse en idioma inglés y español. En adición toda la información deberá mostrarse en monedas Euro y Pesos Colombianos.
XIX. OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE LA FIRMA AUDITORA
- Cumplimiento de disposiciones.
- Asignar y mantener durante la auditoria el personal idóneo.
- Discusión de los informes previos y final de auditoria con funcionarios designados.
- Firma del contrato.
X. DOCUMENTOS REQUERIDOS A LA FIRMA DE AUDITORIA
- Oferta Técnica y Económica.
- Certificado de existencia, representación legal vigente o equivalentes.
- Fotocopia de cédula de identidad.
- Personal designado para realizar la revisión documental.
XI. EXPERIENCIA.
La firma auditora debe acreditar su experiencia de auditoria en Organizaciones no Gubernamentales y mostrar referencias o contactos de trabajos anteriores.
XII. CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO.
Sin excepción, toda propuesta debe adjuntar las hojas de vida del personal que desarrollará la evaluación.
XIII. FORMA DE PAGO.
Se realizará un pago del 50% al momento de la firma del contrato. Otro 25% al momento de entregar un informe borrador y un último pago del 25% al momento de entregar un informe final.
El plazo para la ejecución de la auditoría no será más de treinta días que culminará con la presentación del dictamen o Informe Final.
XIV. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACION DE LAS OFERTAS TECNICA – ECONOMICA.
Las propuestas se recibirán al siguiente correo electrónico: comunicaciones [at] protectioninternational.org a más tardar el lunes 14 de marzo a las 17:00 horas de Colombia.
Las propuestas se presentarán escritas y en idioma español, acompañada de una carta de remisión dirigida a la Representante País de Protection International Colombia, con atención a Aída Pesquera, directora.